Alles wat je moet weten over het virtuele kantoor

Virtueel kantoor. Ben je op zoek naar een manier om flexibel te werken zonder je te hoeven verplaatsen naar een fysiek kantoor? Een virtueel kantoor kan dan een goede optie zijn. Maar wat is een virtueel kantoor precies, en hoe werkt het? In dit artikel gaan we in op de belangrijkste kenmerken van een virtueel kantoor, de voordelen en nadelen ervan, en hoe je het beste virtuele kantoor voor jouw bedrijf kunt kiezen. Als je meer wilt weten over het werken vanuit een virtueel kantoor, lees dan snel verder!

Wat is een virtueel kantoor eigenlijk? 

Een virtueel kantoor is een manier om te werken zonder dat je hoeft te werken vanuit een traditioneel kantoorgebouw. In plaats daarvan werk je vanuit een locatie naar keuze, bijvoorbeeld vanuit je eigen huis of een coworking space. 

Je hebt toegang tot professionele kantoorfaciliteiten, zoals een professioneel postadres, een telefooncentrale en een receptionist. Zonder dat je hiervoor hoeft te betalen voor het huren van een kantoorruimte. Virtuele kantoren zijn populair bij zelfstandige ondernemers, freelancers en kleine bedrijven die op zoek zijn naar flexibiliteit en kostenbesparingen.

Hoe kies je het beste virtuele kantoor voor jouw bedrijf? 

Als je overweegt om een virtueel kantoor te gebruiken, is het belangrijk om te kiezen voor een aanbieder die aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf. Hier zijn enkele punten om rekening mee te houden bij het maken van je keuze:

1. Diensten en faciliteiten:
   Kijk welke diensten en faciliteiten het virtuele kantoor aanbiedt, zoals een professioneel postadres, telefooncentrale, receptiedienst, en toegang tot vergaderruimtes. Zorg ervoor dat het virtuele kantoor aanbiedt wat je nodig hebt.

2. Kosten en tarieven:
   Vergelijk de kosten en tarieven van verschillende virtuele kantoren om te bepalen wat het beste bij je budget past. Let ook op eventuele verborgen kosten, zoals extra kosten voor bepaalde diensten of het gebruik van vergaderruimtes.

3. Locatie:
   Als je regelmatig naar het virtuele kantoor moet komen, is het handig om te kiezen voor een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer of met de auto.

4. Reputatie en reviews:
   Lees reviews van andere gebruikers van het virtuele kantoor om te zien wat hun ervaringen zijn. Kies voor een virtueel kantoor met een goede reputatie en positieve reviews.

5. Proefperiode:
   Veel virtuele kantoren bieden een proefperiode aan, zodat je het kantoor kunt uitproberen voordat je een besluit maakt. Maak gebruik van deze mogelijkheid om te bepalen of het kantoor aan je verwachtingen voldoet.

Voordelen 

• Flexibiliteit:
  Met een virtueel kantoor kun je werken vanuit elke locatie naar keuze, wat ideale is voor mensen die vaak onderweg zijn of die liever vanuit huis werken.
  
  
• Kostenbesparing:
  Door gebruik te maken van een virtueel kantoor, hoef je geen kantoorruimte te huren, wat kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.
  
  
• Professionele kantoorfaciliteiten:
  Virtuele kantoren bieden professionele kantoorfaciliteiten, zoals een professioneel postadres, telefooncentrale en receptiedienst, zonder dat je hiervoor extra kosten moet betalen.
  
  
• Prestigieus adres:
  Met een virtueel kantoor kun je een prestigieus adres gebruiken zonder dat je daadwerkelijk daar hoeft te zijn. Dit kan bijdragen aan een professionelere uitstraling van je bedrijf.
  
  
• Vergaderruimtes:
  Veel virtuele kantoren bieden toegang tot vergaderruimtes, wat handig kan zijn als je regelmatig vergaderingen hebt met klanten of collega’s.
  
  
• Geen zorgen over praktische zaken:
  Door te werken vanuit een virtueel kantoor hoef je je geen zorgen te maken over praktische zaken zoals huisvesting, telefooncentrale en receptiedienst. Dit kan je meer tijd geven om te focussen op je werk.

Nadelen

• Beperkte sociale interactie:
  Door te werken vanuit een virtueel kantoor, mis je de sociale interactie die je zou hebben als je in een traditioneel kantoor zou werken. Dit kan soms een beetje eenzaam aanvoelen.
  
  
• Minder structuur:
  Als je vanuit huis werkt, kan het moeilijker zijn om je aan een structuur te houden en te voorkomen dat je afgeleid wordt door huishoudelijke taken of andere afleidingen.
  
  
• Beperkte toegang tot professionele faciliteiten:
  Hoewel virtuele kantoren professionele faciliteiten aanbieden, heb je misschien niet altijd toegang tot alle faciliteiten die je nodig hebt. Bijvoorbeeld, als je regelmatig vergaderingen hebt met klanten of collega’s, kan het moeilijker zijn om dit te organiseren als je niet in een traditioneel kantoor bent.
  
  
• Minder zichtbaarheid: Als je vanuit huis werkt, kan het moeilijker zijn om zichtbaar te zijn voor klanten en zakenpartners. Dit kan leiden tot minder zakelijke kansen.
  
  
• Technische problemen: Als je afhankelijk bent van technologie om te werken, kan het moeilijker zijn om technische problemen op te lossen als je niet in een traditioneel kantoor bent.

Tips voor het succesvol werken vanuit een virtueel kantoor 

1. Maak een duidelijke scheiding tussen werk en privé:
   Als je vanuit huis werkt, kan het moeilijker zijn om een duidelijke scheiding te maken tussen werk en privé. Zorg ervoor dat je een aparte werkruimte hebt. Houd je aan een vast schema om ervoor te zorgen dat je voldoende tijd hebt voor werk en vrije tijd.
   
   
2. Zorg voor een goede werkomgeving:
   Zorg ervoor dat je een comfortabele en efficiënte werkplek hebt, met voldoende licht en een goede stoel en tafel. Dit kan helpen om te voorkomen dat je last krijgt van rug- of nekklachten.
   
   
3. Blijf communiceren:
   Als je vanuit een virtueel kantoor werkt, is het belangrijk om goed te communiceren met je collega’s en zakenpartners. Maak gebruik van videoconferentie-tools en chatapps om in contact te blijven en om samen te werken.
   
   
4. Maak gebruik van productiviteitstools:
   Er zijn verschillende tools beschikbaar die je kunnen helpen om je werk efficiënter te doen, zoals taakbeheer-apps en tijdregistratie-tools. Maak gebruik van deze tools om ervoor te zorgen dat je op tijd bent met je werk.
   
   
5. Zorg voor voldoende pauzes:
   Het is belangrijk om voldoende pauzes te nemen om te voorkomen dat je uitgeput raakt. Zorg ervoor dat je regelmatig pauzes neemt om te ontspannen en om even weg te komen van je werk.

3 websites om een virtueel kantoor te huren in Nederland

1. Regus:
   Regus is een wereldwijd bekende aanbieder van virtuele kantoren en biedt een breed scala aan diensten en faciliteiten. Je kunt een virtueel kantoor huren op verschillende locaties in Nederland, met toegang tot vergaderruimtes, koffiebars en andere professionele kantoorfaciliteiten.
   
   
2. SKEPP:
   SKEPP is een Nederlandse aanbieder van virtuele kantoren en biedt een breed scala aan diensten, waaronder een professioneel postadres, telefooncentrale en receptiedienst. Je kunt kiezen uit verschillende abonnementen, afhankelijk van je specifieke behoeften.
   
   
3. Davinci:
   Davinci is een wereldwijde aanbieder van virtuele kantoren en biedt een breed scala aan diensten, waaronder professioneel postadres, telefooncentrale, receptiedienst en toegang tot vergaderruimtes. Je kunt een virtueel kantoor huren op verschillende locaties in Nederland.

Afwegingen maken bij het kiezen van een virtueel kantoor

Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat een virtueel kantoor niet voor iedereen geschikt is. Als je veel vergaderingen hebt met klanten of collega’s, of als je liever in een traditioneel kantoor werkt. Dan is een virtueel kantoor misschien niet de beste optie zijn voor jou. Maar als je op zoek bent naar flexibiliteit en kostenbesparingen, kan een virtueel kantoor een goede keuze zijn. 

Door te kiezen voor een aanbieder die aansluit bij de behoeften van je bedrijf, en door de tips in dit artikel te volgen, kun je succesvol werken vanuit een virtueel kantoor.